Nómina electrónica: habilitación en el software gratuito dispuesto por la Dian
Con la Resolución 000028 de 2022 la Dian anunció la disponibilidad del software gratuito para la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
La implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica fue regulada por la Dian mediante la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, posteriormente modificada por las resoluciones 000037 y 000063 del mismo año con el propósito de realizar algunos ajustes al calendario de implementación.
Ahora bien, el 28 de febrero de 2022 la Dian expidió la Resolución 000028, mediante la cual anunció la puesta en marcha de su nuevo software gratuito para la funcionalidad del documento soporte de nómina electrónica, además de la ampliación del plazo especial para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica de los empleadores hasta con 10 trabajadores a cargo, así como para los sujetos no obligados a facturar nómina electrónica
Con este nuevo servicio gratuito la Dian busca facilitar la implementación de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual podrán acceder los empleadores obligados a cumplir con esta tarea.
Proceso para la habilitación de la nómina electrónica
Para realizar la habilitación de la nómina electrónica inicialmente deberá ingresarse al sistema informático de facturación electrónica de la Dian, ya sea como empresa o persona natural, según sea el caso, para lo cual se necesitará el NIT y número de documento de identidad del representante legal o el número de cédula de la persona natural.
Es importante tener en cuenta que el proceso de habilitación para emitir el documento soporte de pago de nómina electrónica puede iniciarse siempre y cuando el empleador se encuentre registrado en el RUT y haya hecho previamente el proceso de habilitación como facturador electrónico.
No transmitir la nómina electrónica puede acarrear sanción
Es preciso considerar que si bien inicialmente la norma no contemplaba una sanción específica en caso de que no se cumpliera con la transmisión de la nómina electrónica en las fechas correspondientes para cada grupo, la Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– y en su inciso tercero estableció que no transmitir en debida forma los documentos del sistema de facturación (tal como es el caso del documento soporte de pago de nómina electrónica) dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del ET.
Así mismo, la expedición de los documentos sin los requisitos establecidos dará lugar a la sanción del artículo 652 del ET; no expedir los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del ET.
Por tanto, en caso de incumplirse la obligación de transmitirle a la Dian la nómina electrónica, además de no poder imputarse dentro de la declaración de renta el costo de la nómina no transmitida, también será imputable la sanción del artículo 651 del ET,